Phần 1 - Nguyên lý chung

Ba ví dụ có số liệu trọn vẹn — từ góp vốn thành lập, bốn quan hệ đối ứng đến chuỗi mua và bán hàng — mỗi ví dụ đều chốt bằng bước kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có.

Ví dụ 1: Góp vốn và mua hàng ban đầu

Đề bài. Công ty TNHH Bình Minh mới thành lập, trong tháng đầu tiên phát sinh ba nghiệp vụ:

1. Chủ sở hữu góp vốn 900.000.000 đồng bằng chuyển khoản vào tài khoản công ty.
2. Mua hàng hóa nhập kho giá chưa thuế 200.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán.
3. Chuyển khoản trả người bán 150.000.000 đồng.

Lời giải từng bước

Nghiệp vụ 1: tiền gửi (tài sản) tăng — ghi Nợ 112; vốn chủ sở hữu tăng — ghi Có 411.

Nợ TK 112        900.000.000
    Có TK 411    900.000.000

Nghiệp vụ 2: thuế GTGT đầu vào = 200.000.000 × 10% = 20.000.000 đồng; tổng phải trả người bán = 200.000.000 + 20.000.000 = 220.000.000 đồng. Hàng hóa và thuế được khấu trừ tăng — ghi Nợ; nợ người bán tăng — ghi Có.

Nợ TK 156        200.000.000
Nợ TK 1331        20.000.000
    Có TK 331    220.000.000

Nghiệp vụ 3: nợ người bán giảm — ghi Nợ 331; tiền gửi giảm — ghi Có 112.

Nợ TK 331        150.000.000
    Có TK 112    150.000.000

Kiểm tra

Tổng phát sinh Nợ = 900.000.000 + 220.000.000 + 150.000.000 = 1.270.000.000 đồng; tổng phát sinh Có cũng bằng 1.270.000.000 đồng. Lập bảng cân đối nhanh sau ba nghiệp vụ:

Hai vế bằng nhau — phương trình kế toán được bảo toàn.

Ví dụ 2: Bốn quan hệ đối ứng cơ bản

Đề bài. Mỗi nghiệp vụ dưới đây đại diện cho một kiểu quan hệ đối ứng giữa tài sản và nguồn vốn. Hãy quan sát tác động của từng nghiệp vụ tới tổng tài sản:

Kiểm tra và nhận xét

Từng bút toán đều có số tiền ghi Nợ bằng số tiền ghi Có. Bốn nghiệp vụ cho thấy quy luật: nghiệp vụ chỉ di chuyển giá trị trong nội bộ một vế (tài sản đổi dạng, hoặc nợ này thay nợ kia) thì tổng tài sản không đổi; nghiệp vụ bắc cầu giữa hai vế thì tổng tài sản tăng hoặc giảm đúng bằng số tiền nghiệp vụ. Nắm quy luật này, bạn tự kiểm tra được tính hợp lý của mọi bút toán mình viết ra.

Ví dụ 3: Chuỗi mua hàng và bán hàng

Đề bài. Công ty thương mại Đại Việt phát sinh hai nghiệp vụ:

1. Mua 2.000 đơn vị hàng hóa nhập kho, đơn giá chưa thuế 50.000 đồng/đơn vị, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán.
2. Bán 1.200 đơn vị cho khách hàng, giá bán chưa thuế 80.000 đồng/đơn vị, thuế GTGT 10%, khách thanh toán ngay bằng chuyển khoản.

Lời giải từng bước

Nghiệp vụ 1 — mua hàng: giá mua = 2.000 × 50.000 = 100.000.000 đồng; thuế GTGT đầu vào = 10.000.000 đồng; tổng nợ người bán = 110.000.000 đồng.

Nợ TK 156        100.000.000
Nợ TK 1331        10.000.000
    Có TK 331    110.000.000

Nghiệp vụ 2 — bán hàng, bút toán doanh thu: doanh thu chưa thuế = 1.200 × 80.000 = 96.000.000 đồng; thuế GTGT đầu ra = 9.600.000 đồng; tổng tiền khách chuyển = 105.600.000 đồng.

Nợ TK 112        105.600.000
    Có TK 511         96.000.000
    Có TK 33311        9.600.000

Nghiệp vụ 2 — bút toán giá vốn: giá vốn hàng xuất bán = 1.200 × 50.000 = 60.000.000 đồng.

Nợ TK 632         60.000.000
    Có TK 156     60.000.000

Kiểm tra

• Tổng phát sinh Nợ = 100.000.000 + 10.000.000 + 105.600.000 + 60.000.000 = 275.600.000 đồng.
• Tổng phát sinh Có = 110.000.000 + 96.000.000 + 9.600.000 + 60.000.000 = 275.600.000 đồng. Hai bên khớp nhau.
• Lãi gộp của lô hàng đã bán = 96.000.000 − 60.000.000 = 36.000.000 đồng.
• Hàng tồn kho còn lại = 800 đơn vị × 50.000 = 40.000.000 đồng, khớp với số dư TK 156 (100.000.000 − 60.000.000).

Rút ra từ ba ví dụ

• Luôn tách ba con số khi có thuế GTGT: giá chưa thuế, tiền thuế và tổng thanh toán — nhầm một trong ba là lệch cả bút toán.
• Bán hàng luôn gồm hai bút toán song song: ghi doanh thu theo giá bán và ghi giá vốn theo giá xuất kho; quên giá vốn là lỗi rất phổ biến.
• Viết xong mỗi bút toán, cộng ngay hai bên Nợ — Có; cuối bài cộng tổng phát sinh toàn bộ để kiểm tra lần hai.
• Xác định bản chất nghiệp vụ trước khi đặt bút: đối tượng nào tăng, đối tượng nào giảm, thuộc loại tài khoản nào — đừng định khoản theo trí nhớ máy móc.