Phần 2 - Mua hàng - Lý thuyết trọng tâm
Nắm chắc nguyên tắc giá gốc, cách phân loại đầu vào và điều kiện ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ trước khi định khoản bất kỳ hóa đơn mua nào.
Xem video bài giảng "Mua hàng - Lý thuyết trọng tâm" ở khung bên để nghe giảng chi tiết, sau đó đọc phần tóm tắt dưới đây.
Mua hàng gồm những dạng nào?
Trong kế toán, "mua hàng" không chỉ là mua hàng hóa về bán. Mọi khoản chi mua từ bên ngoài đều thuộc quá trình này và được chia thành bốn dạng, mỗi dạng đi vào một nhóm tài khoản khác nhau:
- Mua về nhập kho: hàng hóa để bán, nguyên vật liệu để sản xuất, công cụ dụng cụ dự trữ — ghi tăng hàng tồn kho.
- Mua dịch vụ dùng ngay: điện, nước, cước viễn thông, tiếp khách, sửa chữa nhỏ — ghi thẳng vào chi phí của bộ phận sử dụng.
- Mua công cụ dụng cụ, chi phí trả trước dùng cho nhiều kỳ: máy tính, máy in, bàn ghế... đưa vào sử dụng ngay nhưng giá trị phải phân bổ dần.
- Mua tài sản cố định: nhà xưởng, ô tô, dây chuyền máy móc có giá trị lớn, sử dụng lâu dài.
Bộ chứng từ của một nghiệp vụ mua thường gồm: hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập kho (nếu nhập kho) hoặc biên bản giao nhận, nghiệm thu (nếu là dịch vụ, tài sản), và chứng từ thanh toán. Kế toán chỉ ghi sổ khi bộ chứng từ chứng minh nghiệp vụ đã thực sự phát sinh và hoàn thành.
Nguyên tắc giá gốc — nền tảng của kế toán mua hàng
Hàng mua về được ghi nhận theo giá gốc (giá trị thực tế), không phải giá thị trường hay giá dự kiến bán ra:
Giá trị thực tế nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua − Các khoản giảm trừ (nếu có)
- Chi phí thu mua: vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hàng trên đường đi, thuế không được hoàn lại (ví dụ thuế nhập khẩu)... Khi mua nhiều mặt hàng trên cùng chuyến, chi phí này phải phân bổ cho từng mặt hàng — thường theo tiêu thức giá trị mua.
- Các khoản giảm trừ: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng.
- Thuế GTGT được khấu trừ KHÔNG nằm trong giá gốc — đây là khoản Nhà nước sẽ cho khấu trừ với thuế đầu ra, bản chất là một khoản phải thu, theo dõi riêng ở tài khoản 133.
Ví dụ nhanh: mua lô hàng giá hóa đơn 100.000.000 đồng (chưa thuế GTGT 10%), chi phí vận chuyển 2.000.000 đồng. Giá gốc nhập kho là 102.000.000 đồng; còn 10.000.000 đồng thuế GTGT được khấu trừ ghi riêng, không cộng vào hàng.
TT99 còn nhấn mạnh: tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu giá trị có thể thu hồi của tài sản thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp phải ghi nhận sự suy giảm giá trị. Ở giai đoạn nguyên lý, bạn chỉ cần nhớ nguyên tắc; kỹ thuật dự phòng sẽ học sau.
Thuế GTGT đầu vào — tách đúng ngay từ đầu
Thuế GTGT ghi trên hóa đơn mua vào được ghi Nợ tài khoản 133 "Thuế GTGT được khấu trừ" khi đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định thuế: hóa đơn hợp pháp, hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT và thanh toán đúng quy định. Tài khoản 133 có hai chi tiết:
- 1331 — Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
- 1332 — Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ.
Nếu không đủ điều kiện khấu trừ, phần thuế đó tính vào giá gốc tài sản hoặc chi phí liên quan. Thói quen bắt buộc: với mọi hóa đơn, luôn tách rõ ba con số — giá chưa thuế, tiền thuế, tổng thanh toán — trước khi đặt bút định khoản.
Phân loại đầu vào quyết định tài khoản ghi Nợ
| Dạng đầu vào | Dấu hiệu nhận biết | Tài khoản ghi Nợ |
|---|---|---|
| Hàng mua nhập kho | Có phiếu nhập kho; mua để bán, để sản xuất hoặc dự trữ | 152 / 153 / 156 theo bản chất |
| Dịch vụ dùng ngay | Tiêu dùng hết trong kỳ, không tạo lợi ích nhiều kỳ | Chi phí bộ phận sử dụng: 642 (chi tiết 6427), 641 (chi tiết 6417), 621, 627 |
| CCDC, chi phí trả trước dùng nhiều kỳ | Giá trị dưới 30 triệu đồng, dùng ngay và phân bổ dần | 242 — Chi phí chờ phân bổ |
| Tài sản cố định | Giá trị từ 30 triệu đồng trở lên, sử dụng lâu dài (theo quy định thuế hiện hành tại thời điểm ghi nhận) | 211 — TSCĐ hữu hình |
Đây là quyết định quan trọng nhất của kế toán khi nhận hóa đơn đầu vào: xác định bản chất trước, chọn tài khoản sau. Cùng một chiếc máy in, nếu mua về nhập kho chờ dùng thì ghi 153; nếu đưa vào dùng ngay và phân bổ dần thì ghi 242.
Điểm mới TT99 cần nhớ ở phần mua hàng
TT99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. So với thông tư cũ mà nhiều tài liệu, phần mềm còn dùng, các điểm chạm vào phần mua hàng gồm:
| Nội dung | Thông tư 133 (cũ) | Thông tư 99 (áp dụng từ 2026) |
|---|---|---|
| Dịch vụ mua ngoài dùng cho quản lý doanh nghiệp | Nợ TK 6422 | Nợ TK 6427 — Chi phí dịch vụ mua ngoài |
| Chi phí mua dùng ngay cho sản xuất, dịch vụ | Nợ TK 154 | Nợ TK 621 hoặc 627 |
| Tên tài khoản 242 | Chi phí trả trước | Chi phí chờ phân bổ |
| Tên tài khoản 112 | Tiền gửi ngân hàng | Tiền gửi không kỳ hạn |
Sai sót thường gặp
- Ghi mọi hóa đơn đầu vào vào 156 dù thực tế là dịch vụ dùng ngay hoặc công cụ dụng cụ phân bổ dần.
- Cộng thuế GTGT được khấu trừ vào giá trị hàng nhập kho, làm giá gốc và giá vốn sau này sai cao.
- Bỏ sót chi phí vận chuyển, bốc dỡ, không tính vào giá gốc mà ghi hết vào chi phí trong kỳ.
- Ghi nhận tài sản dưới 30 triệu đồng vào 211 thay vì 242, hoặc ngược lại.
- Không mở chi tiết tài khoản 331 theo từng nhà cung cấp, đến khi đối chiếu công nợ không tách được của ai.
- Nhầm 331 (phải trả người bán) với 131 (phải thu của khách hàng) vì cùng là tài khoản công nợ.