Phần 2 - Mua hàng

Trang tra cứu trọng tâm của phần Mua hàng: bảng tài khoản chính và bút toán chuẩn cho từng nghiệp vụ, kèm lưu ý kiểm soát thực tế.

Xem video bài giảng "Mua hàng - Tài khoản & bút toán" ở khung bên để nghe giảng chi tiết, sau đó đọc phần tóm tắt dưới đây.

Tài khoản chính sử dụng

Nghiệp vụ 1 — Mua hàng hóa, NVL, CCDC nhập kho

Mua về nhập kho, trả tiền ngay hoặc chưa thanh toán: hàng tồn kho và thuế được khấu trừ tăng ghi Nợ; tiền giảm hoặc nợ phải trả tăng ghi Có.

Nợ TK 152 / 153 / 156   (giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 1331              (thuế GTGT được khấu trừ)
    Có TK 111 / 112     (nếu trả tiền ngay)
    Có TK 331           (nếu chưa thanh toán)

Ví dụ nhanh: mua hàng hóa 20.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán:

Nợ TK 156        20.000.000
Nợ TK 1331        2.000.000
    Có TK 331    22.000.000

Lưu ý kiểm soát: đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập kho về mặt hàng, số lượng, đơn giá; mở chi tiết 331 theo từng nhà cung cấp. Hóa đơn đã về mà cuối kỳ hàng chưa về kho thì theo dõi qua TK 151, khi hàng về mới chuyển sang 152/153/156.

Nghiệp vụ 2 — Mua dịch vụ dùng cho quản lý doanh nghiệp

Tiền điện, nước, cước viễn thông, văn phòng phẩm dùng ngay, tiếp khách... phục vụ bộ máy quản lý: ghi thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, không qua kho.

Nợ TK 6427              (chi phí dịch vụ mua ngoài — QLDN)
Nợ TK 1331
    Có TK 111 / 112 / 331

Lưu ý kiểm soát: theo TT133 cũ nghiệp vụ này ghi Nợ 6422, TT99 chuyển sang chi tiết 6427 của TK 642. Nếu dịch vụ phục vụ bộ phận bán hàng thì dùng chi tiết 6417 của TK 641. Chi phí tiếp khách cần đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để được tính chi phí khi quyết toán thuế.

Nghiệp vụ 3 — Mua dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ

Tiền điện chạy máy, sửa chữa máy móc phân xưởng, thuê ngoài gia công... phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, dịch vụ:

Nợ TK 621 / 627         (chi phí sản xuất — theo TT99)
Nợ TK 1331
    Có TK 111 / 331

Lưu ý kiểm soát: TT133 cũ tập hợp vào TK 154; TT99 dùng TK 621 hoặc 627 rồi cuối kỳ kết chuyển về 154 (phần giá thành học sau). Mấu chốt là phân biệt dịch vụ dùng cho quản lý (Nợ 6427) với dùng cho sản xuất (Nợ 621/627) vì ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành.

Nghiệp vụ 4 — Mua CCDC, chi phí trả trước phân bổ dần

Máy tính, máy in, bàn ghế, xe đẩy hàng... giá trị dưới 30 triệu đồng, đưa vào sử dụng ngay nhưng dùng cho nhiều kỳ: ghi vào chi phí chờ phân bổ rồi phân bổ dần.

Nợ TK 242               (giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 1331
    Có TK 111 / 331

Lưu ý kiểm soát: CCDC mua về nhập kho chờ dùng thì ghi Nợ 153; khi đưa vào sử dụng và phân bổ nhiều kỳ mới ghi 242, đồng thời lập bảng theo dõi: giá trị, số kỳ, mức phân bổ mỗi kỳ (bút toán phân bổ hằng tháng luyện ở phần sau).

Nghiệp vụ 5 — Mua tài sản cố định chưa thanh toán

Tài sản có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên, sử dụng lâu dài (theo quy định thuế hiện hành tại thời điểm ghi nhận):

Nợ TK 211               (nguyên giá)
Nợ TK 1332              (thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ)
    Có TK 331

Lưu ý kiểm soát: nguyên giá gồm giá mua cộng các chi phí trước khi đưa vào sử dụng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử...). Thuế GTGT của TSCĐ theo dõi riêng ở chi tiết 1332 để phục vụ kê khai. Ghi nhận đủ nguyên giá xong mới bắt đầu trích khấu hao từ kỳ sau.

Nghiệp vụ 6 — Trả lại hàng mua

Hàng lỗi, kém phẩm chất, sai quy cách phải trả lại: nhà cung cấp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mặt hàng, số lượng, thành tiền. Kế toán ghi ngược lại bút toán mua — giảm hàng tồn kho, giảm cả thuế đầu vào đã khấu trừ:

Nợ TK 111 / 112 / 331   (tổng giá trị hàng trả lại)
    Có TK 152 / 153 / 156
    Có TK 1331

Lưu ý kiểm soát: chưa trả tiền thì Nợ 331 trừ công nợ; đã trả thì Nợ 111/112 khi nhận lại tiền. Giá trị hàng trả lại tính theo đúng đơn giá đã nhập kho.

Nghiệp vụ 7 — Mua hàng nhập khẩu (giới thiệu)

Xem thêm video "Mua hàng hóa nhập khẩu" ở khung bên trước khi đọc mục này.

Khi nhập khẩu, có hai loại thuế cần xử lý khác nhau: thuế nhập khẩu là thuế không được hoàn lại nên tính vào giá gốc hàng mua; thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu đủ điều kiện thì được khấu trừ như thuế đầu vào trong nước.

Ghi nhận hàng nhập kho:
Nợ TK 152 / 156         (giá mua + thuế nhập khẩu)
    Có TK 331           (phải trả người bán nước ngoài)
    Có TK 3333          (thuế xuất, nhập khẩu phải nộp)

Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ:
Nợ TK 1331
    Có TK 33312

Khi nộp thuế khâu nhập khẩu bằng tiền gửi:
Nợ TK 3333, 33312
    Có TK 112

Lưu ý kiểm soát: số thuế lấy theo tờ khai hải quan; nguyên tắc cần nhớ là "thuế không được hoàn lại vào giá gốc, thuế GTGT được khấu trừ ghi riêng".

Cách tự kiểm tra sau khi định khoản

• Tổng phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có trong từng bút toán — kiểm tra bằng máy tính tay, không nhẩm.
• Mỗi hóa đơn tách đủ ba con số: giá chưa thuế, tiền thuế, tổng thanh toán.
• Tài khoản hàng tồn kho, tài sản không bao giờ chứa thuế GTGT được khấu trừ.
• Nghiệp vụ mở rộng ngoài hướng dẫn: suy luận theo kết cấu tài khoản và đối chiếu quy chế kế toán của doanh nghiệp.