document
Phần 1 - Tổng quan và nguyên lý kế toán HCSN - Chứng từ, sổ và luân chuyển
Chứng từ là điểm bắt đầu của dấu vết kiểm toán. Sổ là nơi phân loại, tích lũy dữ liệu; báo cáo là kết quả tổng hợp chứ không phải nơi sửa sai.
Chu trình chứng từ
- Lập hoặc tiếp nhận chứng từ khi nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ: ngày, số, đối tượng, nội dung, số tiền, chữ ký và hồ sơ kèm theo.
- Phê duyệt theo thẩm quyền và kiểm soát chi nếu thuộc NSNN.
- Phân loại tài khoản, nguồn, mục lục NSNN và nhập sổ.
- Đối chiếu, khóa sổ; lưu trữ theo thời hạn và quyền truy cập.
Nhóm chứng từ thường gặp
| Nhóm | Ví dụ | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Tiền | Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có/Nợ | Quỹ thực tế và sao kê |
| Vật tư/TSCĐ | Phiếu nhập, xuất, biên bản giao nhận, kiểm kê | Số lượng, nguyên giá, nơi sử dụng |
| Lao động | Chấm công, bảng lương, danh sách chuyển khoản | Người hưởng, thời gian, khấu trừ |
| Ngân sách | Quyết định giao dự toán, giấy rút dự toán, lệnh chi tiền | Nguồn, niên độ, mục/tiểu mục |
| Thu phí | Biên lai, bảng kê thu, chứng từ nộp NSNN | Số thu, số phải nộp, số được để lại |
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp trả lời số dư/phát sinh của tài khoản; sổ chi tiết trả lời “của ai, nguồn nào, hoạt động nào, niên độ nào”. Tổng sổ chi tiết phải khớp sổ cái. Chỉnh sửa sai sót phải có dấu vết, không xóa số liệu đã ghi để làm mất lịch sử.