Phần 2 - Hệ thống tài khoản và nguyên lý ghi nhận

Ví dụ theo dõi một khoản tạm ứng không tự chủ từ lúc rút đến khi đủ điều kiện quyết toán.

Tình huống

Đơn vị rút tạm ứng dự toán không tự chủ 300 triệu đồng về quỹ. Trong kỳ đã chi 180 triệu cho nhiệm vụ, có đầy đủ hồ sơ và được xác định đủ điều kiện quyết toán; 120 triệu chưa sử dụng.

Khi rút tạm ứng

Nợ TK 111: 300
    Có TK 1351: 300

Ghi đơn Có TK 008 (tạm ứng): 300

Khi phát sinh chi đủ bằng chứng

Nợ TK 611: 180
    Có TK 111: 180

Nợ TK 1351: 180
    Có TK 511: 180

Cuối bước này TK 1351 còn dư Có 120 triệu, phản ánh nhận trước chưa đủ điều kiện ghi doanh thu. Quỹ còn 120 triệu. Không ghi thêm Có TK 008 vì dự toán đã giảm khi rút tạm ứng.

Đối chiếu

Sổ chi phí 611 và hồ sơ quyết toán phải chứng minh 180 triệu; số dư Có 1351 phải khớp số kinh phí nhận trước chưa đủ điều kiện. Nếu hoàn trả 120 triệu: Nợ 1351/Có 111 và xử lý ngoài bảng theo hồ sơ nguồn.