Đầu kỳ

Thông tin doanh nghiệp

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục phòng ban/nhân viên là dữ liệu nền để tính lương và phân bổ chi phí theo bộ phận khách sạn.

• Cách đọc: Kiểm tra mã phòng ban, nhân viên, chức vụ, bộ phận như buồng phòng, lễ tân, kinh doanh, quản lý.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Bộ phận nhân viên quyết định chi phí lương vào 154/622/627/641/642.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương và chứng từ bảo hiểm.
• Lưu ý: Gán sai bộ phận sẽ làm sai giá thành dịch vụ lưu trú và chi phí quản lý.

Tự kiểm tra: Nhân viên buồng phòng được tập hợp vào chi phí dịch vụ hay chi phí quản lý?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục tài khoản ngân hàng là dữ liệu nền cho mọi UNC và giấy báo có.

• Cách đọc: Đối chiếu số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh và đồng tiền.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi phát sinh giao dịch ngân hàng, tài khoản chi tiết của 112 được dùng theo danh mục này.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ UNC, giấy báo có, sao kê, vay ngân hàng và chuyển tiền nội bộ.
• Lưu ý: Mỗi tài khoản ngân hàng nên được theo dõi riêng để đối chiếu sổ phụ.

Tự kiểm tra: Có bao nhiêu tài khoản ngân hàng và tài khoản nào dùng chính trong bài?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục khách hàng/nhà cung cấp là dữ liệu nền cho công nợ phải thu, phải trả và hóa đơn mua bán.

• Cách đọc: Kiểm tra mã đối tượng, tên, MST, địa chỉ và phân loại khách hàng/nhà cung cấp.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã đối tượng sẽ đi theo 131 khi bán dịch vụ và 331 khi mua hàng/dịch vụ.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ hóa đơn bán phòng, hóa đơn mua dịch vụ, phiếu thu, giấy báo có, phiếu chi và UNC.
• Lưu ý: Trùng hoặc sai mã đối tượng làm lệch sổ công nợ chi tiết.

Tự kiểm tra: Một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì công nợ cần theo dõi thế nào?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Công nợ phải thu đầu kỳ là số dư 131 theo từng khách hàng tại thời điểm bắt đầu kỳ.

• Cách đọc: Đọc khách hàng, chứng từ còn nợ, hạn thanh toán và số tiền.
• Định khoản gợi ý: Không phải nghiệp vụ phát sinh; đây là số dư chi tiết đầu kỳ của 131.
• Liên hệ chứng từ: Sẽ giảm khi có phiếu thu hoặc giấy báo có trong kỳ.
• Lưu ý: Nhập sai số dư đầu kỳ làm sai công nợ và dòng tiền thu khách hàng.

Tự kiểm tra: Tổng công nợ phải thu đầu kỳ có khớp chi tiết từng khách hàng không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Công nợ phải trả đầu kỳ là số dư 331 theo từng nhà cung cấp.

• Cách đọc: Đọc nhà cung cấp, hóa đơn/chứng từ còn phải trả và số tiền.
• Định khoản gợi ý: Không phải nghiệp vụ phát sinh; đây là số dư đầu kỳ của 331.
• Liên hệ chứng từ: Sẽ giảm khi có UNC hoặc phiếu chi thanh toán nhà cung cấp.
• Lưu ý: Tách công nợ nhà cung cấp với tạm ứng hoặc vay/mượn để không sai báo cáo.

Tự kiểm tra: Nhà cung cấp nào có số dư phải trả lớn nhất đầu kỳ?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh sách dịch vụ khai báo các dịch vụ khách sạn như lưu trú, giặt là, thuê xe hoặc phí dịch vụ.

• Cách đọc: Kiểm tra mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị tính, nhóm doanh thu và thuế suất.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã dịch vụ sẽ được dùng trên hóa đơn bán ra và thường ghi doanh thu 5113.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ bảng giá dịch vụ, hóa đơn bán hàng, phiếu thu/giấy báo có và báo cáo doanh thu.
• Lưu ý: Mã dịch vụ càng rõ thì càng dễ tách doanh thu lưu trú, dịch vụ phụ và hàng bán kèm.

Tự kiểm tra: Dịch vụ lưu trú và dịch vụ phụ có dùng cùng tài khoản doanh thu không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tách doanh thu - giá vốn thiết lập cách theo dõi lãi gộp theo dịch vụ và hàng hóa bán kèm.

• Cách đọc: Đọc các nhóm doanh thu, nhóm giá vốn, hàng hóa/dịch vụ tương ứng.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Cấu hình ảnh hưởng cách hóa đơn bán ra vào 511 và phiếu xuất kho vào 632.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ hóa đơn dịch vụ lưu trú, phiếu xuất kho hàng minibar và bảng kết quả kinh doanh.
• Lưu ý: Doanh thu dịch vụ và giá vốn hàng hóa không phát sinh từ cùng một chứng từ.

Tự kiểm tra: Nhóm nào theo dõi doanh thu phòng, nhóm nào theo dõi hàng bán kèm?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tách khoản mục chi phí giúp tập hợp chi phí vận hành khách sạn theo nhóm để tính giá thành dịch vụ.

• Cách đọc: Xem các khoản mục như vật tư buồng phòng, nhân công, điện nước, khấu hao, chi phí chung.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khoản mục sẽ đi kèm các tài khoản 154/622/627/642 khi phát sinh chi phí.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ phiếu xuất CCDC, bảng lương, hóa đơn điện nước, khấu hao và bảng giá thành.
• Lưu ý: Khoản mục chi phí sai sẽ làm báo cáo giá thành không giải thích được biến động.

Tự kiểm tra: Chi phí điện nước và đồ dùng buồng phòng được tách vào khoản mục nào?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tồn kho hàng hóa đầu kỳ là số dư 156 của hàng bán kèm/minibar tại thời điểm bắt đầu kỳ.

• Cách đọc: Đọc mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và kho.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ chi tiết của 156.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ phiếu nhập hàng hóa và phiếu xuất kho ghi giá vốn khi bán cho khách.
• Lưu ý: Sai đơn giá tồn đầu kỳ sẽ làm sai giá vốn hàng bán cả kỳ.

Tự kiểm tra: Tổng tồn kho hàng hóa đầu kỳ có khớp số dư tài khoản 156 không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tồn kho CCDC đầu kỳ là số dư đồ dùng buồng phòng, vật tư nhỏ hoặc công cụ dụng cụ còn trong kho.

• Cách đọc: Đọc mã CCDC, số lượng, đơn giá, kho và trạng thái sử dụng.
• Định khoản gợi ý: Không phải nghiệp vụ phát sinh; là số dư đầu kỳ của 153 hoặc phần đang phân bổ liên quan 242.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ phiếu xuất CCDC dùng cho buồng phòng và bảng phân bổ CCDC.
• Lưu ý: Cần phân biệt CCDC tồn kho với CCDC đã đưa vào sử dụng và đang phân bổ.

Tự kiểm tra: CCDC nào còn trong kho và CCDC nào đã đưa vào sử dụng?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng phân bổ CCDC đưa một phần giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí từng kỳ.

• Cách đọc chứng từ: Đọc tên CCDC, nguyên giá, số kỳ phân bổ, giá trị phân bổ kỳ này và bộ phận sử dụng.
• Định khoản gợi ý: Phân bổ CCDC thường ghi Nợ 154/627/641/642, Có 242 hoặc Có 153 theo cách theo dõi trong bài.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ hóa đơn/phiếu nhập CCDC và phiếu xuất đưa vào sử dụng trước đó.
• Lưu ý: Khi chưa có DB MISA gốc đã kiểm chứng, không tự bổ sung ngày bắt đầu phân bổ hay số kỳ nếu không hiện trên bảng.

Tự kiểm tra: CCDC nào đang được phân bổ cho buồng phòng? Giá trị còn lại sau kỳ này là bao nhiêu?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Sổ TSCĐ đầu kỳ liệt kê tài sản cố định, nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.

• Cách đọc: Đọc mã tài sản, bộ phận sử dụng, ngày ghi tăng, nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ của 211 và 214 chi tiết theo tài sản.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ bảng khấu hao hàng tháng, hóa đơn mua tài sản và quyết định thanh lý nếu có.
• Lưu ý: Không tự suy luận thời gian khấu hao nếu dữ liệu gốc chưa có; chỉ dùng thông tin được thể hiện trong bảng.

Tự kiểm tra: Tài sản nào phục vụ trực tiếp buồng phòng và tài sản nào phục vụ quản lý?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ tổng hợp số dư ban đầu của toàn bộ tài khoản.

• Cách đọc: Kiểm tra số dư tiền, công nợ, tồn kho, CCDC, TSCĐ, vốn và các tài khoản trọng yếu.
• Định khoản gợi ý: Không phải nghiệp vụ phát sinh; là kết quả tổng hợp từ các bảng số dư/danh mục đầu kỳ.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ công nợ đầu kỳ, tồn kho, CCDC, TSCĐ và các báo cáo cuối kỳ trước.
• Lưu ý: Tổng phát sinh/số dư nợ và có phải cân; nếu lệch cần rà lại dữ liệu đầu kỳ.

Tự kiểm tra: Tài khoản nào có số dư lớn nhất và có hợp lý với mô hình khách sạn không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng giá dịch vụ quy định đơn giá phòng, dịch vụ phụ và các khoản thu từ khách.

• Cách đọc: Đọc loại phòng/dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, điều kiện áp dụng và thuế suất.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Bảng giá là căn cứ kiểm tra đơn giá trên hóa đơn bán dịch vụ và phiếu thu.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ danh sách dịch vụ, hóa đơn bán hàng, phiếu thu và báo cáo doanh thu.
• Lưu ý: Đơn giá thực tế có thể khác bảng giá do khuyến mại, hợp đồng đoàn hoặc phụ phí; cần đọc hóa đơn cụ thể.

Tự kiểm tra: Giá phòng theo đêm trên bảng giá có khớp hóa đơn bán ra không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng công suất dịch vụ phản ánh số đêm phòng/sản lượng dịch vụ làm cơ sở phân tích doanh thu và giá thành.

• Cách đọc: Đọc số phòng/đêm, công suất sử dụng, loại phòng và kỳ theo dõi.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán trực tiếp, nhưng là dữ liệu kiểm tra doanh thu lưu trú và lượng vật tư buồng phòng xuất dùng.
• Liên hệ chứng từ: Liên hệ hóa đơn lưu trú, phiếu xuất đồ dùng buồng phòng và bảng giá thành dịch vụ.
• Lưu ý: Công suất thấp/cao bất thường cần đối chiếu với doanh thu và chi phí trực tiếp trong kỳ.

Tự kiểm tra: Số đêm phòng sử dụng có tương ứng với doanh thu lưu trú và vật tư buồng phòng xuất ra không?