Chào bạn Mai Thị Trang!
1.1. Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra (khi kê khai thuế giá trị gia tăng) với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng (quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
(Hiện này phần mềm HTKK không còn phụ lục mua vào, bán ra để các bạn nhập hoá đơn, nhưng các bạn cũng nên có một file excel để theo dõi những hoá đơn mua vào bán ra đó)
1.2. Kiểm tra xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?
– Có đầy đủ tiêu thức ngày, tháng, năm không, có bị nhảy ngày hay không. (thức là hoá đơn không theo thứ tự ngày tháng và thứ tự tăng dần của số hoá đơn).
– Tên đơn vị, địa chỉ, mst đơn vị phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty. (quy định viết tắt được hướng dẫn tại thông tư 26/2015/TT-BTC, bạn nên đọc để biết xem bạn được viết tắt những chữ gì). Các tiêu thức trên hoá đơn đặc biệt quan trọng với hoá đơn đầu vào, nếu người bán viết không đúng thông tin doanh nghiệp bạn thì sẽ rất dễ bị bóc thuế oan.
– Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ mặt hàng phân đạm, thức ăn chăn nuôi không thể là 10% được, mà phải là 5%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 5%). Nếu sài thì phải lập biên bản điều chỉnh và có hoá đơn điều chỉnh ngay.
– Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)
– Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không
– Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không. Trừ trường hợp một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán).
– Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị ha không?
– Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)
– Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay. Ngày trên biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hoá đơn thay thế.
1.1. Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra (khi kê khai thuế giá trị gia tăng) với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng (quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
(Hiện này phần mềm HTKK không còn phụ lục mua vào, bán ra để các bạn nhập hoá đơn, nhưng các bạn cũng nên có một file excel để theo dõi những hoá đơn mua vào bán ra đó)
1.2. Kiểm tra xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?
– Có đầy đủ tiêu thức ngày, tháng, năm không, có bị nhảy ngày hay không. (thức là hoá đơn không theo thứ tự ngày tháng và thứ tự tăng dần của số hoá đơn).
– Tên đơn vị, địa chỉ, mst đơn vị phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty. (quy định viết tắt được hướng dẫn tại thông tư 26/2015/TT-BTC, bạn nên đọc để biết xem bạn được viết tắt những chữ gì). Các tiêu thức trên hoá đơn đặc biệt quan trọng với hoá đơn đầu vào, nếu người bán viết không đúng thông tin doanh nghiệp bạn thì sẽ rất dễ bị bóc thuế oan.
– Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ mặt hàng phân đạm, thức ăn chăn nuôi không thể là 10% được, mà phải là 5%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 5%). Nếu sài thì phải lập biên bản điều chỉnh và có hoá đơn điều chỉnh ngay.
– Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)
– Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không
– Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không. Trừ trường hợp một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán).
– Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị ha không?
– Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)
– Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay. Ngày trên biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hoá đơn thay thế.