Phần 6_Bài 1
Phần 6_Bài 1
Tạo mới dữ liệu kế toán
Tạo mới dữ liệu kế toán
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Trang thiết lập tạo dữ liệu kế toán mới. Đây là bước cấu hình hồ sơ doanh nghiệp, kỳ kế toán và chế độ kế toán áp dụng.
- Cách đọc: Đọc thông tin tên doanh nghiệp, MST, ngày bắt đầu kỳ, chế độ kế toán (TT133/TT200) và đồng tiền hạch toán.
- Định khoản gợi ý: Bước này không tạo bút toán, nhưng quyết định danh mục tài khoản và biểu mẫu báo cáo cho toàn bộ giáo trình.
- Liên hệ: Là tiền đề cho mọi danh mục đầu kỳ và chứng từ phát sinh sau này.
- Lưu ý: Chọn sai chế độ kế toán sẽ dẫn đến danh mục tài khoản và báo cáo sai cấu trúc, khó sửa lại sau khi đã phát sinh chứng từ.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp này áp dụng chế độ kế toán nào? Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày nào?
Danh mục phòng ban
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục phòng ban/nhân viên là dữ liệu nền cho bảng chấm công, bảng lương và phân bổ chi phí theo bộ phận.
- Cách đọc: Đối chiếu mã phòng ban, tên phòng ban, mã nhân viên, chức vụ và ngày vào/ra công ty.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Tuy nhiên việc gán đúng phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tài khoản chi phí lương:
622, 6271, 6411, 6421. - Liên hệ: Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động và các báo cáo phân bổ chi phí.
- Lưu ý: Một nhân viên có thể chuyển bộ phận trong năm; ngày hiệu lực sẽ ảnh hưởng đến lương phân bổ.
Tự kiểm tra: Có những phòng ban nào trong doanh nghiệp? Mỗi phòng ban tương ứng với tài khoản chi phí nào?
Danh mục nhân viên
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục phòng ban/nhân viên là dữ liệu nền cho bảng chấm công, bảng lương và phân bổ chi phí theo bộ phận.
- Cách đọc: Đối chiếu mã phòng ban, tên phòng ban, mã nhân viên, chức vụ và ngày vào/ra công ty.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Tuy nhiên việc gán đúng phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tài khoản chi phí lương:
622, 6271, 6411, 6421. - Liên hệ: Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động và các báo cáo phân bổ chi phí.
- Lưu ý: Một nhân viên có thể chuyển bộ phận trong năm; ngày hiệu lực sẽ ảnh hưởng đến lương phân bổ.
Tự kiểm tra: Có những phòng ban nào trong doanh nghiệp? Mỗi phòng ban tương ứng với tài khoản chi phí nào?
Danh mục tài khoản ngân hàng
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục tài khoản ngân hàng là dữ liệu nền cho mọi nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (UNC, GBC).
- Cách đọc: Đối chiếu số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh và đồng tiền của từng tài khoản.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi gán tài khoản ngân hàng cho UNC/GBC, hệ thống sẽ tự chọn chi tiết của
1121/1122tương ứng. - Liên hệ: UNC, giấy báo có, sao kê ngân hàng, chứng từ vay/trả nợ.
- Lưu ý: Mỗi ngân hàng nên là một mã chi tiết riêng để dễ đối chiếu sổ phụ ngân hàng.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp có mấy tài khoản ngân hàng? Mỗi tài khoản phục vụ giao dịch nào?
Danh mục khách hàng
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục khách hàng và nhà cung cấp là dữ liệu nền cho công nợ phải thu, phải trả và mọi chứng từ mua/bán.
- Cách đọc: Đối chiếu mã đối tượng, tên, MST, địa chỉ và phân loại (khách hàng/nhà cung cấp).
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã đối tượng được gán vào
131/331khi phát sinh giao dịch. - Liên hệ: Hóa đơn mua/bán, UNC/GBC, công nợ đầu kỳ.
- Lưu ý: Trùng MST nhưng nhiều mã đối tượng sẽ làm chia tách công nợ; cần thống nhất một mã/MST.
Tự kiểm tra: Một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì cần một mã hay hai mã?
Danh mục nhà cung cấp
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục khách hàng và nhà cung cấp là dữ liệu nền cho công nợ phải thu, phải trả và mọi chứng từ mua/bán.
- Cách đọc: Đối chiếu mã đối tượng, tên, MST, địa chỉ và phân loại (khách hàng/nhà cung cấp).
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã đối tượng được gán vào
131/331khi phát sinh giao dịch. - Liên hệ: Hóa đơn mua/bán, UNC/GBC, công nợ đầu kỳ.
- Lưu ý: Trùng MST nhưng nhiều mã đối tượng sẽ làm chia tách công nợ; cần thống nhất một mã/MST.
Tự kiểm tra: Một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì cần một mã hay hai mã?
Tách doanh thu giá vốn
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tách doanh thu - giá vốn. Bước này khai báo cách doanh thu (511) và giá vốn (632) được theo dõi chi tiết theo loại sản phẩm hoặc đối tượng.
- Cách đọc: Đối chiếu danh mục nhóm sản phẩm/dịch vụ và cách tách doanh thu/giá vốn theo nhóm.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Là cấu hình ảnh hưởng đến chi tiết doanh thu/giá vốn của hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho.
- Liên hệ: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho thành phẩm và báo cáo lãi gộp theo sản phẩm.
- Lưu ý: Doanh thu và giá vốn được ghi nhận từ hai chứng từ khác nhau; cấu hình tách phải đảm bảo cùng một nhóm theo dõi.
Tự kiểm tra: Báo cáo lãi gộp cuối kỳ sẽ tách theo sản phẩm hay theo khách hàng?
Danh sách kho
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách kho. Đây là dữ liệu nền để phần mềm tách số lượng và giá trị tồn theo từng kho lưu trữ.
- Cách đọc: Đối chiếu mã kho, tên kho, địa điểm và mục đích sử dụng như kho NVL, kho thành phẩm hoặc kho hàng hóa.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Kho là thông tin quản trị chi tiết cho
152/153/155/156trên phiếu nhập, xuất và báo cáo tồn kho. - Liên hệ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chuyển kho và tổng hợp tồn kho cuối kỳ.
- Lưu ý: Nhập sai kho làm báo cáo tồn theo kho lệch dù tổng tài khoản kế toán có thể vẫn đúng.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp có những kho nào? Kho nào dùng cho NVL và kho nào dùng cho thành phẩm?
Danh mục NVL
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục NVL. Liệt kê toàn bộ NVL phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cách đọc: Đối chiếu mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, kho mặc định và tài khoản kho ngầm định.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã NVL được gán vào
152khi nhập/xuất kho. - Liên hệ: Tồn kho NVL đầu kỳ, định mức NVL, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL.
- Lưu ý: Đơn vị tính của NVL phải nhất quán với định mức và hóa đơn mua vào.
Tự kiểm tra: Có bao nhiêu loại NVL trong danh mục? NVL nào có giá trị tồn lớn nhất?
Danh mục hàng hóa
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách vật tư, hàng hóa. Đây là danh mục mã hàng dùng chung cho nhập kho, xuất kho, định mức sản xuất và theo dõi tồn kho.
- Cách đọc: Đối chiếu mã hàng, tên vật tư/hàng hóa, đơn vị tính, kho ngầm định và tài khoản kho liên quan.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã vật tư thường đi với
152; hàng hóa nếu có dùng156. Tài khoản thực tế phát sinh tại phiếu nhập/xuất kho. - Liên hệ: Tồn kho đầu kỳ, định mức NVL, hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sản xuất.
- Lưu ý: Đơn vị tính phải nhất quán giữa hóa đơn, định mức và phiếu kho; sai đơn vị tính làm lệch số lượng tồn.
Tự kiểm tra: Mã nào là NVL chính cho sản xuất in? Đơn vị tính trên danh mục có khớp chứng từ mua vào không?
Danh mục thành phẩm
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách thành phẩm và đối tượng tập hợp chi phí. Bước này khai báo các loại sản phẩm sản xuất và đối tượng tập hợp chi phí cho từng nhóm sản phẩm.
- Cách đọc: Đối chiếu mã thành phẩm, đơn vị tính, đối tượng tập hợp chi phí tương ứng và phương pháp tính giá thành.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Đối tượng tập hợp chi phí ảnh hưởng đến cách hạch toán
621/622/627và kết chuyển sang154. - Liên hệ: Lệnh sản xuất, phiếu xuất kho NVL, bảng lương, định mức NVL và bảng tính giá thành.
- Lưu ý: Mỗi loại thành phẩm cần có đối tượng tập hợp chi phí rõ ràng để tính được giá thành riêng cho từng nhóm.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp sản xuất bao nhiêu loại thành phẩm? Đối tượng tập hợp chi phí tương ứng cho từng loại là gì?
Danh mục đối tượng THCP
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách đối tượng tập hợp chi phí. Đây là nơi khai báo từng sản phẩm, đơn hàng hoặc nhóm sản phẩm dùng để tập hợp chi phí sản xuất.
- Cách đọc: Đối chiếu mã đối tượng, tên đối tượng, loại sản phẩm/đơn hàng và phương pháp tính giá thành áp dụng.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi phát sinh chi phí sản xuất, chứng từ sẽ gắn đối tượng này để tập hợp
154hoặc các khoản mục chi phí liên quan. - Liên hệ: Lệnh sản xuất, phiếu xuất NVL, bảng lương, phân bổ CCDC, khấu hao và bảng tính giá thành.
- Lưu ý: Gắn sai đối tượng tập hợp chi phí làm sai giá thành từng đơn hàng dù tổng chi phí không đổi.
Tự kiểm tra: Mỗi lệnh sản xuất trong kỳ sẽ tập hợp chi phí vào đối tượng nào?
Bảng phân bổ CCDC đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Bảng phân bổ CCDC đầu kỳ. Liệt kê các CCDC đã ghi tăng từ trước và phần giá trị còn phân bổ cho các kỳ tiếp theo.
- Cách đọc: Đối chiếu danh sách CCDC, ngày ghi tăng, nguyên giá, số kỳ phân bổ và giá trị còn lại.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh đầu kỳ; là số dư
242chi tiết theo CCDC. - Liên hệ: Bảng phân bổ CCDC từng tháng trong kỳ để tiếp tục đưa vào chi phí.
- Lưu ý: Chỉ dùng số liệu thể hiện trên bảng đầu kỳ; không tự suy luận ngày bắt đầu phân bổ và số kỳ phân bổ nếu chứng từ không nêu rõ.
Tự kiểm tra: Tổng giá trị CCDC còn phân bổ tại đầu kỳ là bao nhiêu? Phân bổ trong bao nhiêu kỳ tiếp theo?
Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ. Đây là tổng hợp số dư đầu kỳ của tất cả tài khoản và là điểm xuất phát cho mọi báo cáo trong kỳ.
- Cách đọc: Đối chiếu số dư đầu kỳ của
111, 112, 131, 152, 211, 214, 331, 411và các tài khoản trọng yếu. - Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là tổng các số dư đầu kỳ đã khai báo chi tiết ở các bảng đầu kỳ trước đó.
- Liên hệ: Tất cả các bảng đầu kỳ chi tiết: tồn kho, công nợ, TSCĐ, CCDC.
- Lưu ý: Tổng nợ phải bằng tổng có; nếu lệch, phải rà lại các bảng đầu kỳ chi tiết trước khi phát sinh nghiệp vụ.
Tự kiểm tra: Cân đối tài khoản đầu kỳ có cân không? Tài khoản nào có số dư lớn nhất phía nợ và phía có?