Đầu kỳ
Khai báo vật tư
Bạn còn 8 mục trong phần Hướng dẫn chung.
Tạo mới dữ liệu kế toán
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Trang thiết lập tạo dữ liệu kế toán mới. Đây là bước cấu hình hồ sơ doanh nghiệp, kỳ kế toán và chế độ kế toán áp dụng.
- Cách đọc: Đọc thông tin tên doanh nghiệp, MST, ngày bắt đầu kỳ, chế độ kế toán (TT133/TT200) và đồng tiền hạch toán.
- Định khoản gợi ý: Bước này không tạo bút toán, nhưng quyết định danh mục tài khoản và biểu mẫu báo cáo cho toàn bộ giáo trình.
- Liên hệ: Là tiền đề cho mọi danh mục đầu kỳ và chứng từ phát sinh sau này.
- Lưu ý: Chọn sai chế độ kế toán sẽ dẫn đến danh mục tài khoản và báo cáo sai cấu trúc, khó sửa lại sau khi đã phát sinh chứng từ.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp này áp dụng chế độ kế toán nào? Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày nào?
Khai báo phòng ban nhân viên
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục phòng ban/nhân viên là dữ liệu nền cho bảng chấm công, bảng lương và phân bổ chi phí theo bộ phận.
- Cách đọc: Đối chiếu mã phòng ban, tên phòng ban, mã nhân viên, chức vụ và ngày vào/ra công ty.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Tuy nhiên việc gán đúng phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tài khoản chi phí lương:
622, 6271, 6411, 6421. - Liên hệ: Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động và các báo cáo phân bổ chi phí.
- Lưu ý: Một nhân viên có thể chuyển bộ phận trong năm; ngày hiệu lực sẽ ảnh hưởng đến lương phân bổ.
Tự kiểm tra: Có những phòng ban nào trong doanh nghiệp? Mỗi phòng ban tương ứng với tài khoản chi phí nào?
Danh mục tài khoản ngân hàng
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục tài khoản ngân hàng là dữ liệu nền cho mọi nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (UNC, GBC).
- Cách đọc: Đối chiếu số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh và đồng tiền của từng tài khoản.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi gán tài khoản ngân hàng cho UNC/GBC, hệ thống sẽ tự chọn chi tiết của
1121/1122tương ứng. - Liên hệ: UNC, giấy báo có, sao kê ngân hàng, chứng từ vay/trả nợ.
- Lưu ý: Mỗi ngân hàng nên là một mã chi tiết riêng để dễ đối chiếu sổ phụ ngân hàng.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp có mấy tài khoản ngân hàng? Mỗi tài khoản phục vụ giao dịch nào?
Danh mục khách hàng
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách khách hàng. Đây là dữ liệu nền cho công nợ phải thu và mọi hóa đơn bán hàng/giấy báo có/phiếu thu.
- Cách đọc: Đối chiếu mã khách hàng, tên đầy đủ, MST, địa chỉ và phân loại khách hàng (cá nhân/tổ chức).
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã khách hàng được gán vào
131khi phát sinh hóa đơn bán hàng và phiếu thu/giấy báo có. - Liên hệ: Hóa đơn bán hàng, giấy báo có, phiếu thu, công nợ phải thu đầu kỳ.
- Lưu ý: Một khách hàng nhiều mã sẽ chia tách công nợ; cần thống nhất mã/MST. Đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp nên giữ mã riêng cho mỗi vai trò.
Tự kiểm tra: Có bao nhiêu khách hàng đang theo dõi công nợ? Khách hàng nào có doanh số lớn nhất trong kỳ?
Danh mục nhà cung cấp
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách nhà cung cấp. Đây là dữ liệu nền cho công nợ phải trả và mọi hóa đơn mua vào/UNC/phiếu chi.
- Cách đọc: Đối chiếu mã nhà cung cấp, tên đầy đủ, MST, địa chỉ và mặt hàng/dịch vụ cung cấp.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã nhà cung cấp được gán vào
331khi phát sinh hóa đơn mua hàng và UNC/phiếu chi. - Liên hệ: Hóa đơn mua vào, UNC, phiếu chi, công nợ phải trả đầu kỳ.
- Lưu ý: Cần phân biệt công nợ phải trả nhà cung cấp (
331) với khoản tạm ứng (141). Nhập sai loại đối tượng làm sai báo cáo công nợ.
Tự kiểm tra: Có bao nhiêu nhà cung cấp thường xuyên? Nhà cung cấp nào có công nợ phải trả lớn nhất đầu kỳ?
Tổng hợp công nợ phải thu đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tổng hợp công nợ phải thu đầu kỳ. Đây là số dư 131 tại thời điểm bắt đầu kỳ kế toán cho từng khách hàng.
- Cách đọc: Đối chiếu từng khách hàng, số hóa đơn còn nợ, số tiền nợ và hạn thanh toán.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ chi tiết của
131theo từng đối tượng. - Liên hệ: Sẽ giảm dần khi có giấy báo có hoặc phiếu thu khách hàng trong kỳ.
- Lưu ý: Nhập sai công nợ đầu kỳ sẽ làm sai báo cáo công nợ chi tiết toàn năm; cần đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ cuối kỳ trước.
Tự kiểm tra: Tổng dư nợ 131 đầu kỳ có khớp tổng số tiền chi tiết theo từng khách hàng không?
sxgo_T183_ROW0
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tổng hợp công nợ phải trả đầu kỳ. Đây là số dư 331 đầu kỳ chi tiết theo từng nhà cung cấp.
- Cách đọc: Đối chiếu nhà cung cấp, số hóa đơn còn nợ, số tiền và hạn thanh toán.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ chi tiết của
331. - Liên hệ: Sẽ giảm dần khi có UNC/phiếu chi thanh toán nhà cung cấp.
- Lưu ý: Phải tách công nợ phải trả với khoản tạm ứng; tạm ứng theo dõi ở
141không phải331.
Tự kiểm tra: Tổng dư có 331 đầu kỳ có khớp với chi tiết từng nhà cung cấp không?
Tách doanh thu giá vốn
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tách doanh thu - giá vốn. Bước này khai báo cách doanh thu (511) và giá vốn (632) được theo dõi chi tiết theo loại sản phẩm hoặc đối tượng.
- Cách đọc: Đối chiếu danh mục nhóm sản phẩm/dịch vụ và cách tách doanh thu/giá vốn theo nhóm.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Là cấu hình ảnh hưởng đến chi tiết doanh thu/giá vốn của hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho.
- Liên hệ: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho thành phẩm và báo cáo lãi gộp theo sản phẩm.
- Lưu ý: Doanh thu và giá vốn được ghi nhận từ hai chứng từ khác nhau; cấu hình tách phải đảm bảo cùng một nhóm theo dõi.
Tự kiểm tra: Báo cáo lãi gộp cuối kỳ sẽ tách theo sản phẩm hay theo khách hàng?
Khai báo kho
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách kho. Đây là dữ liệu nền để phần mềm tách số lượng và giá trị tồn theo từng kho lưu trữ.
- Cách đọc: Đối chiếu mã kho, tên kho, địa điểm và mục đích sử dụng như kho NVL, kho thành phẩm hoặc kho hàng hóa.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Kho là thông tin quản trị chi tiết cho
152/153/155/156trên phiếu nhập, xuất và báo cáo tồn kho. - Liên hệ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chuyển kho và tổng hợp tồn kho cuối kỳ.
- Lưu ý: Nhập sai kho làm báo cáo tồn theo kho lệch dù tổng tài khoản kế toán có thể vẫn đúng.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp có những kho nào? Kho nào dùng cho NVL và kho nào dùng cho thành phẩm?
Khai báo vật tư
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh mục NVL. Liệt kê toàn bộ NVL phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cách đọc: Đối chiếu mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, kho mặc định và tài khoản kho ngầm định.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã NVL được gán vào
152khi nhập/xuất kho. - Liên hệ: Tồn kho NVL đầu kỳ, định mức NVL, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL.
- Lưu ý: Đơn vị tính của NVL phải nhất quán với định mức và hóa đơn mua vào.
Tự kiểm tra: Có bao nhiêu loại NVL trong danh mục? NVL nào có giá trị tồn lớn nhất?
Khai báo thành phẩm
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách thành phẩm và đối tượng tập hợp chi phí. Bước này khai báo các loại sản phẩm sản xuất và đối tượng tập hợp chi phí cho từng nhóm sản phẩm.
- Cách đọc: Đối chiếu mã thành phẩm, đơn vị tính, đối tượng tập hợp chi phí tương ứng và phương pháp tính giá thành.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Đối tượng tập hợp chi phí ảnh hưởng đến cách hạch toán
621/622/627và kết chuyển sang154. - Liên hệ: Lệnh sản xuất, phiếu xuất kho NVL, bảng lương, định mức NVL và bảng tính giá thành.
- Lưu ý: Mỗi loại thành phẩm cần có đối tượng tập hợp chi phí rõ ràng để tính được giá thành riêng cho từng nhóm.
Tự kiểm tra: Doanh nghiệp sản xuất bao nhiêu loại thành phẩm? Đối tượng tập hợp chi phí tương ứng cho từng loại là gì?
Khai báo hàng hóa
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách vật tư, hàng hóa. Đây là danh mục mã hàng dùng chung cho nhập kho, xuất kho, định mức sản xuất và theo dõi tồn kho.
- Cách đọc: Đối chiếu mã hàng, tên vật tư/hàng hóa, đơn vị tính, kho ngầm định và tài khoản kho liên quan.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã vật tư thường đi với
152; hàng hóa nếu có dùng156. Tài khoản thực tế phát sinh tại phiếu nhập/xuất kho. - Liên hệ: Tồn kho đầu kỳ, định mức NVL, hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sản xuất.
- Lưu ý: Đơn vị tính phải nhất quán giữa hóa đơn, định mức và phiếu kho; sai đơn vị tính làm lệch số lượng tồn.
Tự kiểm tra: Mã nào là NVL chính cho sản xuất in? Đơn vị tính trên danh mục có khớp chứng từ mua vào không?
Khai báo đối tượng tập hợp chi phí
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Danh sách đối tượng tập hợp chi phí. Đây là nơi khai báo từng sản phẩm, đơn hàng hoặc nhóm sản phẩm dùng để tập hợp chi phí sản xuất.
- Cách đọc: Đối chiếu mã đối tượng, tên đối tượng, loại sản phẩm/đơn hàng và phương pháp tính giá thành áp dụng.
- Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi phát sinh chi phí sản xuất, chứng từ sẽ gắn đối tượng này để tập hợp
154hoặc các khoản mục chi phí liên quan. - Liên hệ: Lệnh sản xuất, phiếu xuất NVL, bảng lương, phân bổ CCDC, khấu hao và bảng tính giá thành.
- Lưu ý: Gắn sai đối tượng tập hợp chi phí làm sai giá thành từng đơn hàng dù tổng chi phí không đổi.
Tự kiểm tra: Mỗi lệnh sản xuất trong kỳ sẽ tập hợp chi phí vào đối tượng nào?
Tồn kho NVL đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tồn kho NVL đầu kỳ. Đây là số dư 152 chi tiết theo từng mã NVL và kho.
- Cách đọc: Đối chiếu mã NVL, đơn vị tính, số lượng tồn, đơn giá bình quân và kho lưu trữ.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ
152chi tiết theo NVL và kho. - Liên hệ: Là cơ sở cho tính giá xuất kho NVL trong kỳ và bảng tính giá thành cuối kỳ.
- Lưu ý: Sai đơn giá tồn đầu kỳ sẽ làm sai giá vốn NVL trong cả năm.
Tự kiểm tra: Tổng dư nợ 152 đầu kỳ có khớp tổng giá trị tồn theo chi tiết NVL không?
Tồn kho thành phẩm đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Tồn kho thành phẩm/hàng hóa đầu kỳ. Đây là số dư 155 (thành phẩm) hoặc 156 (hàng hóa) chi tiết theo mã hàng và kho.
- Cách đọc: Đối chiếu mã thành phẩm/hàng hóa, đơn vị tính, số lượng tồn, đơn giá bình quân và kho lưu trữ.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ
155/156chi tiết theo mã hàng và kho. - Liên hệ: Là cơ sở cho tính giá vốn xuất bán trong kỳ và bảng tổng hợp tồn cuối kỳ.
- Lưu ý: Sai đơn giá tồn đầu kỳ sẽ làm sai giá vốn cả năm; cần đối chiếu với báo cáo tồn kho cuối kỳ trước.
Tự kiểm tra: Tổng dư nợ 155/156 đầu kỳ có khớp tổng giá trị tồn theo chi tiết mã hàng không?
Chi phí dở dang 154
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ. Đây là số dư 154 đầu kỳ chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí (sản phẩm/đơn hàng đang sản xuất).
- Cách đọc: Đối chiếu đối tượng tập hợp chi phí, khoản mục chi phí dở dang, số tiền dở dang và lý do còn dở dang.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ
154chi tiết. - Liên hệ: Sẽ tiếp tục được tập hợp NVL/nhân công/chi phí SXC trong kỳ và kết chuyển vào
155khi nhập kho thành phẩm. - Lưu ý: Số dư dở dang đầu kỳ ảnh hưởng đến giá thành thành phẩm hoàn thành trong kỳ; cần đối chiếu với bảng tính giá thành kỳ trước.
Tự kiểm tra: Có bao nhiêu đối tượng tập hợp chi phí còn dở dang đầu kỳ? Tổng giá trị dở dang là bao nhiêu?
Bảng phân bổ CCDC đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Bảng phân bổ CCDC đầu kỳ. Liệt kê các CCDC đã ghi tăng từ trước và phần giá trị còn phân bổ cho các kỳ tiếp theo.
- Cách đọc: Đối chiếu danh sách CCDC, ngày ghi tăng, nguyên giá, số kỳ phân bổ và giá trị còn lại.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh đầu kỳ; là số dư
242chi tiết theo CCDC. - Liên hệ: Bảng phân bổ CCDC từng tháng trong kỳ để tiếp tục đưa vào chi phí.
- Lưu ý: Khi chưa có dữ liệu DB MISA gốc đã được xác nhận, không tự suy luận ngày bắt đầu phân bổ và số kỳ phân bổ; chỉ dùng số liệu có trên bảng đầu kỳ.
Tự kiểm tra: Tổng giá trị CCDC còn phân bổ tại đầu kỳ là bao nhiêu? Phân bổ trong bao nhiêu kỳ tiếp theo?
Bảng trích khấu hao TSCĐ đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Khấu hao TSCĐ đầu kỳ. Liệt kê các TSCĐ đã ghi tăng từ trước và mức khấu hao tiếp tục trong kỳ này.
- Cách đọc: Đối chiếu mã TSCĐ, nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng còn lại và bộ phận sử dụng.
- Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh đầu kỳ; là số dư
211và214đối chiếu chi tiết. - Liên hệ: Bảng tính khấu hao TSCĐ từng tháng trong kỳ.
- Lưu ý: Khi chưa có DB MISA gốc đã được xác nhận, không tự suy luận thời gian sử dụng hay ngày bắt đầu khấu hao; chỉ dùng số liệu trên bảng đầu kỳ.
Tự kiểm tra: Tổng nguyên giá và hao mòn lũy kế đầu kỳ có khớp với báo cáo TSCĐ cuối kỳ trước không?
Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ
Ghi chú học tập
Nghiệp vụ: Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ. Đây là tổng hợp số dư đầu kỳ của tất cả tài khoản và là điểm xuất phát cho mọi báo cáo trong kỳ.
- Cách đọc: Đối chiếu số dư đầu kỳ của
111, 112, 131, 152, 211, 214, 331, 411và các tài khoản trọng yếu. - Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là tổng các số dư đầu kỳ đã khai báo chi tiết ở các bảng đầu kỳ trước đó.
- Liên hệ: Tất cả các bảng đầu kỳ chi tiết: tồn kho, công nợ, TSCĐ, CCDC.
- Lưu ý: Tổng nợ phải bằng tổng có; nếu lệch, phải rà lại các bảng đầu kỳ chi tiết trước khi phát sinh nghiệp vụ.
Tự kiểm tra: Cân đối tài khoản đầu kỳ có cân không? Tài khoản nào có số dư lớn nhất phía nợ và phía có?