Đầu kỳ

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục khách hàng và nhà cung cấp là dữ liệu nền cho công nợ phải thu, phải trả và mọi chứng từ mua/bán.

• Cách đọc: Đối chiếu mã đối tượng, tên, MST, địa chỉ và phân loại (khách hàng/nhà cung cấp).
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã đối tượng được gán vào 131/331 khi phát sinh giao dịch.
• Liên hệ: Hóa đơn mua/bán, UNC/GBC, công nợ đầu kỳ.
• Lưu ý: Trùng MST nhưng nhiều mã đối tượng sẽ làm chia tách công nợ; cần thống nhất một mã/MST.

Tự kiểm tra: Một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp thì cần một mã hay hai mã?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục NVL. Liệt kê toàn bộ NVL phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Cách đọc: Đối chiếu mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, kho mặc định và tài khoản kho ngầm định.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã NVL được gán vào 152 khi nhập/xuất kho.
• Liên hệ: Tồn kho NVL đầu kỳ, định mức NVL, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL.
• Lưu ý: Đơn vị tính của NVL phải nhất quán với định mức và hóa đơn mua vào.

Tự kiểm tra: Có bao nhiêu loại NVL trong danh mục? NVL nào có giá trị tồn lớn nhất?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục công cụ dụng cụ. Liệt kê các CCDC sử dụng trong hoạt động dịch vụ (bộ dụng cụ phun xăm, máy móc nhỏ, thiết bị làm đẹp...) và cách theo dõi.

• Cách đọc: Đối chiếu mã CCDC, tên CCDC, đơn vị tính, kho mặc định, số kỳ phân bổ và phương pháp tính giá xuất.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã CCDC được gắn vào 153 khi nhập kho và chuyển sang 242 khi đưa vào sử dụng phân bổ nhiều kỳ.
• Liên hệ: Phiếu nhập kho CCDC, phiếu xuất CCDC vào sử dụng, bảng phân bổ CCDC định kỳ.
• Lưu ý: Cần phân biệt CCDC dùng ngay (xuất là chi phí) với CCDC phân bổ nhiều kỳ (theo dõi 242); chính sách này phải nhất quán.

Tự kiểm tra: Có bao nhiêu loại CCDC? Loại nào phân bổ nhiều kỳ và loại nào xuất hết một lần?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh sách công trình. Đây là dữ liệu nền cho việc tập hợp doanh thu/giá vốn/chi phí theo từng công trình.

• Cách đọc: Đối chiếu mã công trình, tên công trình, chủ đầu tư, thời gian thi công.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Mã công trình được gán vào nghiệp vụ bán hàng và xuất kho để tách doanh thu/giá vốn theo công trình.
• Liên hệ: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho thành phẩm cho công trình.
• Lưu ý: Khi bán theo công trình/đơn hàng, gán đúng mã công trình giúp xem được lãi gộp riêng cho từng công trình.

Tự kiểm tra: Hiện có bao nhiêu công trình đang theo dõi? Công trình nào có khối lượng giao dịch lớn nhất?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục tài khoản ngân hàng là dữ liệu nền cho mọi nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (UNC, GBC).

• Cách đọc: Đối chiếu số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh và đồng tiền của từng tài khoản.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Khi gán tài khoản ngân hàng cho UNC/GBC, hệ thống sẽ tự chọn chi tiết của 1121/1122 tương ứng.
• Liên hệ: UNC, giấy báo có, sao kê ngân hàng, chứng từ vay/trả nợ.
• Lưu ý: Mỗi ngân hàng nên là một mã chi tiết riêng để dễ đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

Tự kiểm tra: Doanh nghiệp có mấy tài khoản ngân hàng? Mỗi tài khoản phục vụ giao dịch nào?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Danh mục phòng ban/nhân viên là dữ liệu nền cho bảng chấm công, bảng lương và phân bổ chi phí theo bộ phận.

• Cách đọc: Đối chiếu mã phòng ban, tên phòng ban, mã nhân viên, chức vụ và ngày vào/ra công ty.
• Định khoản gợi ý: Không tạo bút toán. Tuy nhiên việc gán đúng phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tài khoản chi phí lương: 622, 6271, 6411, 6421.
• Liên hệ: Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động và các báo cáo phân bổ chi phí.
• Lưu ý: Một nhân viên có thể chuyển bộ phận trong năm; ngày hiệu lực sẽ ảnh hưởng đến lương phân bổ.

Tự kiểm tra: Có những phòng ban nào trong doanh nghiệp? Mỗi phòng ban tương ứng với tài khoản chi phí nào?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tổng hợp công nợ phải trả đầu kỳ. Đây là số dư 331 đầu kỳ chi tiết theo từng nhà cung cấp.

• Cách đọc: Đối chiếu nhà cung cấp, số hóa đơn còn nợ, số tiền và hạn thanh toán.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ chi tiết của 331.
• Liên hệ: Sẽ giảm dần khi có UNC/phiếu chi thanh toán nhà cung cấp.
• Lưu ý: Phải tách công nợ phải trả với khoản tạm ứng; tạm ứng theo dõi ở 141 không phải 331.

Tự kiểm tra: Tổng dư có 331 đầu kỳ có khớp với chi tiết từng nhà cung cấp không?

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Tổng hợp công nợ phải thu đầu kỳ. Đây là số dư 131 tại thời điểm bắt đầu kỳ kế toán cho từng khách hàng.

• Cách đọc: Đối chiếu từng khách hàng, số hóa đơn còn nợ, số tiền nợ và hạn thanh toán.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là số dư đầu kỳ chi tiết của 131 theo từng đối tượng.
• Liên hệ: Sẽ giảm dần khi có giấy báo có hoặc phiếu thu khách hàng trong kỳ.
• Lưu ý: Nhập sai công nợ đầu kỳ sẽ làm sai báo cáo công nợ chi tiết toàn năm; cần đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ cuối kỳ trước.

Tự kiểm tra: Tổng dư nợ 131 đầu kỳ có khớp tổng số tiền chi tiết theo từng khách hàng không?

Sổ tài sản cố định đầu kỳ

Danh sách tài sản cố định và mức khấu hao còn theo dõi đầu kỳ.

Bảng phân bổ công cụ dụng cụ đầu kỳ

Lịch phân bổ CCDC còn lại đầu kỳ theo từng bộ phận sử dụng.

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng cân đối tài khoản đầu kỳ. Đây là tổng hợp số dư đầu kỳ của tất cả tài khoản và là điểm xuất phát cho mọi báo cáo trong kỳ.

• Cách đọc: Đối chiếu số dư đầu kỳ của 111, 112, 131, 152, 211, 214, 331, 411 và các tài khoản trọng yếu.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là tổng các số dư đầu kỳ đã khai báo chi tiết ở các bảng đầu kỳ trước đó.
• Liên hệ: Tất cả các bảng đầu kỳ chi tiết: tồn kho, công nợ, TSCĐ, CCDC.
• Lưu ý: Tổng nợ phải bằng tổng có; nếu lệch, phải rà lại các bảng đầu kỳ chi tiết trước khi phát sinh nghiệp vụ.

Tự kiểm tra: Cân đối tài khoản đầu kỳ có cân không? Tài khoản nào có số dư lớn nhất phía nợ và phía có?

Sổ tài sản cố định đầu kỳ

Danh sách tài sản cố định và mức khấu hao còn theo dõi đầu kỳ.

Ghi chú học tập

Nghiệp vụ: Bảng cân đối tài khoản sau quyết toán. Số liệu sau khi đã kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lợi nhuận chuyển sang 421.

• Cách đọc: Số dư các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 phải bằng 0 sau kết chuyển. Lợi nhuận đã chuyển vào 421.
• Định khoản gợi ý: Không phải bút toán phát sinh; là báo cáo sau khi đã thực hiện kết chuyển khóa sổ.
• Liên hệ: CĐKT, BCTC, sổ cái sau kết chuyển.
• Lưu ý: Nếu các tài khoản 5-9 còn dư khác 0 sau quyết toán, kết chuyển chưa hoàn tất.

Tự kiểm tra: Tài khoản loại 5-9 còn dư không? Nếu còn, bút toán nào còn thiếu?