KẾ TOÁN MUA HÀNG
1. Công việc kế toán phải làm liên quan đến hàng doanh nghiệp mua mỗi ngày, mỗi kỳ:
Mỗi ngày kế toán mua hàng cần thực hiện nhiều giao dịch mua hàng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số công việc kế toán cần lưu ý cho doanh nghiệp mình trong quá trình hàng mỗi ngày hoặc mỗi kỳ.
Khi bộ phận mua hàng mang hàng về nhập kho, có 2 trường hợp: hàng về có hóa đơn hoặc hàng về chưa có hóa đơn.
Trường hợp 1: Hàng về có hóa đơn
Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn…, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…., kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng)…, kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không? Sau đó, tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa.
Trường hợp 2: Hàng về, hóa đơn chưa về tiến hành gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn. Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận.
Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận
Bước 3: Ghi thẻ kho số hàng mua về
Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi. Sau đó ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt sau đó gửi đến Ngân hàng để thanh toán. Sau đó ghi vào sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 3: Chưa thanh toán
- Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa; thẻ kho. Do công ty chưa phải thanh toán ngay nên Kế toán phải ghi khoản phải trả người bán vào sổ công nợ.
Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331.
- Như vậy để thực hiện đầy đủ những công việc của kế toán về mua hàng. Bản thân kế toán mua hàng cần phải nắm chắc những nghiệp vụ từ cơ bản đến phức tạp. Kế toán mua hàng cần phải có tố chất làm việc với nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan.
- Thêm vào đó, kế toán mua hàng cần phải hiểu rõ các tài khoản cần dùng trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.
2.2. Các tài khoản thường sử dụng trong hoạt động mua hàng như:
TK 152, 153, 154
TK 642, 621 (TT200), 622 (TT200), 627 (TT200)
TK 133, 111, 331
* Tính chất các TK trên:
TK loại 1,2 có tính chất Tăng ghi bên Nợ, Giảm ghi bên Có, Cuối kỳ Dư Nợ trừ TK 131 có số dư lưỡng tính (2 bên), 214 có tính chất tăng ghi bên Có, giảm ghi bên Nợ, cuối kỳ số dư bên Có
3. Nghiệp vụ liên quan đến mua hàng như:
- Mua NVL, HH, CCDC nhập kho, DV thanh toán ngay hoặc chưa thanh toán
Nợ TK 152,156,153,642, 211, 242
Nợ TK 154 (TT133) hoặc 621, 622, 627 (TT200): Chi phí dùng ngay cho công trình
Nợ TK 133
Có TK 111 hoặc 331
- Trả lại hàng mua do lỗi hỏng,….
Nợ TK 111 or 331
Có TK 152, 153, 156
Có TK 133
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Kế toán bán hàng là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu của cầu doanh nghiệp.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn được xem là bộ phận quan trọng nhất. Cùng với đó, kế toán bán hàng đóng vai trò như sau:
– Kế toán bán hàng cung cấp những thông tin và số liệu bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
– Báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.
=> Tóm lại, vị trí kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, ghi chép, tổng hợp số liệu có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Nhìn chung, kế toán bán hàng sẽ thực hiện các công việc xoay quanh nghiệp vụ ghi chép hóa đơn, quản lý tiền thu chi bán hàng. Cụ thể sẽ là những nhiệm vụ như:
– Thường xuyên cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.
– Thông báo đến các bộ phận có liên quan nếu giá được điều chỉnh.
– Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc hạch toán.
– Xuất hóa đơn cho bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
– Nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có).
– Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).
– Phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm kê, đối chiếu lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm.
– Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày vào mỗi cuối ngày.
– Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng.
– Tham gia lập kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.
– Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách.
– Lập các báo cáo danh mục hàng bán ra, báo cáo công nợ phải thu theo theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm.
– Kết quả bán hàng thu được là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các khoản chi phí phát sinh.
– Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng dựa trên số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau:
Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong đó:
– Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;
– Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính;
– Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Có 5 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng đủ để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng là:
– Đã thực hiện chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;
– Đã thu về được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;
– Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó;
– Đã không còn là chủ sở hữu của hàng hóa;
– Đã xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
– Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
– Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
– Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
– Giấy báo có
– Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
– Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
– Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Các loại chứng từ mà nhân sự kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng;
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
– Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa lẻ, dịch vụ;
– Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày;
– Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản bán hàng trả lại cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của từng doanh nghiệp;
– Các phiếu thu và giấy báo Có;
5. Các nghiệp vụ liên quan
- Bán hàng hóa thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền
Nợ TK 111 hoặc 131
Có TK 5111
Có TK 33311
Đồng thời phản ánh giá vốn khi bán hàng hóa
Nợ TK 632
Có TK 156
- Hàng bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu
Nợ TK 511
Nợ TK 33311
Có TK 111 hoặc 131
Đồng thời phản ánh giá vốn khi hàng bị trả lại
Nợ TK 156
Có TK 632
- Xuất hóa đơn dịch vụ thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền
Nợ TK 111 hoặc 131
Có TK 5113
Có TK 33311
- Bán thành phẩm thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền
Nợ TK 111 hoặc 131
Có TK 5112
Có TK 33311
Đồng thời phản ánh giá vốn khi bán hàng hóa
Nợ TK 632
Có TK 155